Dalla sezione workflow (che trovi nella voce “Automazioni”) clicca sul pulsante verde “nuovo workflow”:

Scegli il punto di partenza

Ora scegli il punto di partenza (trigger), ovvero la condizione che fa scattare l’inizio del workflow (es. iscrizione alla newsletter). Ecco nello specifico i punti di partenza che hai a disposizione:

• Attività lista contatti
• Attività SMS
• Attività email
• Attività fidelity
• Valore campo contatto
• Valore score contatto
• Data Fissa
• Attività Coupon
• Attività sito web
• Conversione contatto

Attività lista contatti

Quando un nuovo utente si iscrive ad una lista contatti, puoi far partire una serie di email e SMS. Questo workflow è particolarmente importante perché puoi impostare, ad esempio, l’invio di un SMS e/o email di benvenuto quando un utente effettua una registrazione tramite un form di raccolta contatti. Oltre a ringraziare ti permette di instaurare da subito un rapporto con il cliente.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: Serie di Benvenuto)
• Avvia il workflow quando: scegli se innescare il workflow quando un contatto viene aggiunto nella lista contatti oppure quando viene aggiunto in una determinata lista
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow (es: 10 minuti dopo)

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Attività SMS

Puoi scegliere di inviare una serie di messaggi (sms e/o email) basati sullo stato dell’SMS di una campagna. Per esempio, dopo aver effettuato una campagna SMS puoi inviare una mail ai contatti il cui SMS non è stato consegnato (si trova nello stato non consegnato). In questo modo anche se l’SMS non viene consegnato riceverà una comunicazione via email.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: SMS non consegnato)
• Seleziona la campagna SMS: puoi selezionare da menù a tendina la campagna SMS che hai inviato o programmato
• Seleziona evento: scegli quando innescare il workflow: se l’SMS è stato inviato al destinatario, se l’SMS è stato consegnato oppure se l’SMS risulta non consegnato
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Attività email

Puoi impostare un workflow basato sullo stato delle email in una determinata campagna email. Questo workflow è molto utile per recuperare gli utenti “dormienti”, utenti che malgrado hanno ricevuto la tua email non hanno interagito con essa (non apre la mail, non clicca sui link presenti nella mail etc…). Puoi decidere di contattare il cliente, dopo un certo periodo, con una mail oppure con un SMS.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: Email non aperta)
• Seleziona la campagna Email: puoi selezionare da menù a tendina la campagna Email che hai inviato o programmato
• Seleziona evento: scegli la condizione per innescare il tuo workflow, se la mail è stata inviata al destinatario, se la mail è stata aperta, se la mail non è stata aperta, se la mail è stata cliccata oppure se la mail non è stata cliccata
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Attività fidelity

Puoi impostare un workflow basato sulle attività della Fidelity Card. Per esempio, puoi inviare una serie di messaggi dopo che il cliente si è iscritto al programma fedeltà, questo sia per ringraziare il cliente ma anche per invitarlo ad utilizzare la nuova fidelity card.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: Nuova Fidelity Card)
• Evento: scegli la condizione per innescare il workflow. Il workflow può partire quando viene creata una nuova fidelity card, quando vengono assegnati dei punti ad una fidelity card oppure quando un premio è stato assegnato
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Valore campo contatto

Puoi impostare una workflow basato sul valore del campo personalizzato di un contatto. Per esempio puoi impostare un workflow per tutti i contatti che si chiamano “Mario”, che hanno quindi il campo Nome uguale “Mario”.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: Clienti con Nome Mario)
• Seleziona il campo: dal menù a tendina puoi scegliere su quale campo personalizzato basare il workflow (Es: il campo Nome)
• Valore: puoi inserire il valore su cui basare il workflow (Es: Mario)
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Valore score contatto

Imposta un worklofw basato sul lead scoring dell’utente. Puoi far partire un flusso di email, SMS o altre azioni quando un contatto:

• raggiunge un punteggio (uguale a)
• non ha ancora raggiunto uno specifico punteggio (il punteggio è inferiore a)
• il suo punteggio è maggiore di …

Facciamo un esempio. Potresti inviare in automatico una notifica al team vendite quando un contatto raggiunge un punteggio elevato. In questo modo passerai ai sales solo lead qualificati e con un’alta probabilità di conversione.

Crea quindi un workflow basato sul lead scoring e inserisci il punteggio che ritieni idoneo per l’invio della notifica:

Data Fissa

Imposta un workflow basato su una data fissa. Per esempio puoi pianificare una serie di email e/o sms da inviare ad una lista di contatti durante un periodo festivo come può essere il periodo natalizio per incentivare i clienti ad acquistare o per mostrare ai clienti i vari prodotti in offerta.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: Periodo Natalizio)
• Seleziona data e ora in cui eseguire il workflow: imposta la data e l’ora di partenza del workflow
• Seleziona i destinatari da raggiungere: puoi scegliere da menù a tendina la lista dei contatti che vuoi utilizzare per questo workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Attività Coupon

Imposta un workflow basato sull’utilizzo del coupon digitale da parte del contatto. Workflow che ti permette di ringraziare il cliente per aver utilizzato il coupon con una serie di messaggi.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (Es: Ringraziamento Utilizzo del Coupon)
• Seleziona la Campagna Coupon: puoi selezionare la campagna email su cui si baserà il workflow
• Seleziona evento: seleziona l’evento che fa partire il tuo workflow. Per esempio: “utilizzo del coupon”
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Attività sito web

Una volta impostato il site tracking del tuo sito web, puoi decidere di far partire un workflow in base alle visite. Per esempio invia una serie di email ai contatti che visitano la pagina prodotto.

Selezionato il template puoi inserire:

• Nome del workflow: identifica il workflow all’interno del sistema (es. Visita pagina prodotto)
• Seleziona monitoraggio: nome del monitoraggio a cui associare il workflow
• Inizia il workflow quando l’utente visita una pagina qualsiasi o una pagina specifica? Nel secondo caso, inserisci l’url della pagina di riferimento.
• Tempo di attesa: scegli quando vuoi far partire il workflow

Clicca su “crea workflow” per procedere:

Conversione contatto

Crea un workflow quando un contatto completa una conversione. Seleziona la regola di conversione precedentemente impostata e il tempo che deve trascorrere per far scattare il workflow:

Aggiungere azioni

Una volta creato il workflow, devi stabilire quali azioni vuoi che avvengano in automatico:

Nel dettaglio del workflow puoi aggiungere o rimuovere le azioni presenti nella destra dello schermo cliccandoci sopra e trascinandole alla sinistra del pannello:

In questo esempio l’azione “Invia SMS” si attiva dopo 1 giorno che un contatto è stato inserito nella lista “Benvenuto” e l’azione invia email dopo 3 giorni dall’invio dell’SMS. Puoi modificare la distanza temporale di tutte le azioni che configuri cliccando su “modifica” nel pannello di sinistra:

Per rimuovere un’azione puoi cliccare nell’icona del cestino relativa a quell’azione:

Comunicazioni

Nella sezione comunicazioni puoi scegliere di inviare un SMS o inviare una mail.

Inviare un SMS

Inserita l’azione di invio SMS puoi configurare il messaggio da inviare cliccando su modifica:

Puoi inserire il testo dell’SMS eventualmente con la possibilità di personalizzare il testo e scegliere il mittente personalizzato desiderato.

Clicca su Salva per salvare la configurazione dell’SMS e rendere attiva l’azione.

Invia email

Inserita l’azione di invio email puoi configurare la mail da inviare cliccando su modifica:

Puoi configurare ora la tua email da inviare impostando il mittente, l’oggetto della mail e il contenuto.

Se hai qualche dubbio sulla creazione del contenuto email, ti consigliamo di andare alla guida dedicata.

Clicca su Salva per salvare la configurazione della mail e rendere attiva l’azione.

Modifica Contatto

Nella sezione di modifica del contatto trovi tutte le azioni che ti permettono di cambiare alcune informazioni relative al lead, ovvero:

• Modifica Contatto
• Modifica Liste
• Esegui Conversione
• Modifica Punteggio
• Fidelity

Modifica Contatto

Questa azione ti permette di cambiare in automatico un campo del contatto, scegliendo poi quale valore deve essere inserito in sostituzione:

Modifica Liste

Inserita l’azione ti permette di modificare la lista di appartenenza del contatto. Puoi infatti aggiungere il contatto ad una determinata lista oppure rimuoverlo:

Questo workflow è utile per esempio quando l’utente visita una specifica sezione del sito web e vuoi inserirlo automaticamente in una lista che ti aiuti a riconoscerlo. Potresti creare una lista “Listino prezzi” e inserire in automatico lì tutti gli utenti che visitano la pagina del listino prezzi.

Esegui Conversione

L’azione “Esegui conversione” è relativa alle Conversioni di tipo Manuale (workflow), con l’obiettivo di creare in automatico una conversione quando l’utente compie specifiche azioni come “aggiunta ad una lista contatti” o “apertura di una campagna email” o ancora “punti assegnati sulla fidelity card”.

Quando hai creato la conversione di tipo Manuale, la ritrovi poi nei workflow. Per far scattare l’automazione, inserisci questa azione e attiva il flusso:

Modifica Punteggio

Puoi decidere di aggiungere o togliere il punteggio del contatto per un tempo di validità predefinito:

Clicca su Salva per salvare la configurazione e rendere attiva l’azione.

Fidelity

Con l’azione Fidelity card puoi aggiungere punti fidelity oppure direttamente l’importo alla fidelity card del cliente:

Clicca su Salva per salvare la configurazione e rendere attiva l’azione.

Altro

Puoi impostare azioni workflow basate sulle notifiche oppure per le integrazione.

Notifiche

Impostare un azione di notifica ti permette di inviare un SMS o una mail ad un determinato contatto, operatore, consulente:

• Notifica SMS, puoi inserire un SMS personalizzando il testo inserendo le informazioni del contatto che ha raggiunto quello step. Per esempio vuoi notificare un tuo operatore che deve chiamare il contatto perché interessato ad un determinato prodotto (nelle azioni precedenti del workflow si è mostrato interessato ad un prodotto, cliccando su una email). Puoi inserire il numero da notificare cliccando su “Nuovo GSM” :

• Notifica Email, invia una mail come notifica anziché l’SMS:

• Notifica Webhook, puoi notificare anche richiamando un determinato URL:

Clicca su Salva per salvare la configurazione e rendere attiva l’azione.

Integrazioni

Clicca su “Ho finito, prosegui” quando hai terminato di impostare il tuo workflow.

Opzioni avanzate workflow

Le opzioni anvanzate workflow ti consentono di impostare i giorni e l’ora in cui vuoi mandare i messaggi. Per esempio, potresti voler attivare il workflow solo dal lunedì al venerdì per non disturbare gli utenti sabato e domenica. Allo stesso tempo puoi impostare un orario fisso o delle fasce orarie in cui mandare SMS e email: in questo modo eviterai che i tuoi messaggi arrivino in orari sconvenienti.
Per impostare queste variabili, una volta completato il workflow clicca su “opzioni avanzate”:

Puoi decidere anche di selezionare uno più filtri sui contatti o filtri fidelity che i destinatari devono rispettare per essere contattati dall’automazione:

Gestione workflow

Per attivare il workflow clicca sul pulsante verde “Avvia” e da quel momento il flusso di email/SMS che hai impostato è attivo:

Una volta che il workflow viene attivato non può essere modificato. Se vuoi modificarlo devi prima interromperlo cliccando sul pulsante arancione “Interrompi”:

Statistiche workflow

SCRIVERE IN MANIERA PIU’ DETTAGLIATA SE POSSIBILE, FACENDO ESEMPI DI VARIO TIPO DI AZIONI (NON SOLO EMAIL E SMS)

Per sapere quanti contatti hanno ricevuto SMS, email e le statistiche delle attività, clicca sul workflow specifico e controlla le statistiche nella sezione di destra:

Automazioni legate ad una data

Le automazioni legate ad una data ti permettono di inviare email e SMS programmati automatici, per esempio email o SMS di compleanno con auguri e promozioni riservate o per SMS promemoria di scadenze annuali o puntuali

Una volta creata ed attivata l’automazione questa inserirà automaticamente gli SMS e le Email programmati man mano che le regole impostate si verificheranno.

Nel caso in cui invece si voglia inviare SMS programmati direttamente da un file Excel in base a campi data presenti nel file, è possibile usare la funzionalità di Invio SMS da Excel/CSV.

Come creare l’automazione

Per creare una nuova automazione accedi alla voce “Automazioni legate ad una data” nella sezione “Automazioni”:

Per iniziare è necessario avere almeno un campo personalizzato di tipo “Data” nella rubrica online a cui associare l’automazione stessa. Premi Nuova Automazione per iniziare.

Nella pagina di configurazione di una nuova automazione trovi le impostazioni necessarie per l’inserimento degli invii programmati automatici e la possibilità di avviare o mettere in pausa l’automatismo stesso.

Configurazione degli invii automatici

Scegli il nome dell’automazione, del campo di tipo “Data” a cui deve essere legata e le liste di contatti che devono essere considerate: ad esempio nel caso di invii di compleanno potremmo associare la configurazione al campo data di nascita valorizzato per i nostri contatti nella lista “Clienti”.

La seconda parte riguarda invece la programmazione dell’invio rispetto al valore della data presente nella rubrica online. Scegli se l’invio automatico deve avvenire 1 sola volta (una tantum) o se la regola deve essere ripetuta ogni anno, come per i compleanni o le scadenze annuali.

In entrambi i casi puoi decidere con quanti giorni di anticipo rispetto alla data indicata inviare il messaggio e l’orario esatto in cui farlo partire. Nel caso ad esempio di un invio di promemoria di una polizza annuale potremmo scegliere di inviarlo con una settimana di anticipo alle 10:00 del mattino.

A questo punto decidi se inviare un SMS, un’email o entrambi:

SMS legati ad una data

Se hai deciso di usare l’SMS imposta il testo da inviare: esattamente come per l’invio di SMS dal web puoi usare i modelli SMS, campi personalizzati e coupon digitale. Nell’esempio della scadenza polizza si potrebbe inserire ad esempio oltre al nome del contraente anche la data di scadenza esatta.

Email legate ad una data

Se hai deciso di inviare anche o solo l’email imposta il contenuto seguendo l’apposita guida. Anche in questo caso puoi personalizzare la mail inserendo nell’oggetto i campi personalizzati e creando un modello email unico da utilizzare.

Statistiche automazione

Dalla pagina principale delle automazioni legate alla data vedrai tutte le automazioni configurare, il numero di SMS ed Email inviate ed il relativo stato ATTIVA / IN PAUSA .

Per il dettaglio clicca sulla specifica automazione che vuoi monitorare:

Promemoria Google Calendar

Questa funzione è utile per inviare messaggi di promemoria per un appuntamento segnato nel calendario Google. Una volta creato il Promemoria Google Calendar gli SMS e email di promemoria partiranno in automatico, senza necessità di interventi manuali.

Se invece vuoi inviare messaggi programmati al di fuori dell’utilizzo di calendari Google, legati ad esempio alle date di compleanno o a scadenze usa le automazioni legate ad una data. 

Per creare una nuova automazione clicca su Automazioni -> Promemoria Google Calendar.

Ti troverai nella schermata contenente le automazioni Google Calendar (se ne sono già state create in precedenza), premi Nuova Automazione per cominciare la configurazione.

Configurazione Promemoria Google Calendar

Appena selezionata l’automazione viene richiesta l’accesso con l’account Google proprietario del calendario su cui attivare le notifiche SMS e l’autorizzazione per l’accesso ai dati.

Configurazione generale

Dopo aver completato il processo di autorizzazione viene proposta la pagina di configurazione dell’automazione. Il primo passo è dare un nome all’automazione creata, ad esempio “Promemoria appuntamenti”,  scegliere il calendario Google al quale agganciare l’invio automatico dei messaggi, la tipologia di destinatari e il campo dove si trovano i numeri di cellulare o l’indirizzo email.

Dove si trovano i destinatari è l’opzione attraverso la quale la nostra automazione rintraccia il numero di telefono e/o la mail nell’evento. Il destinatario può essere inserito in uno dei seguenti campi dell’evento di Google:

• Titolo -> in questo caso il numero di telefono e/o email va posizionata nel titolo dell’evento (può essere inserito solamente il numero di telefono e/o la mail del contatto, separati dalla virgola):

• Prima riga della descrizione -> il numero e/o l’indirizzo email va posizionato nella prima riga della descrizione dell’evento (può essere inserito solamente il numero di telefono e/o la mail del contatto, separati dalla virgola):

• Riga della descrizione -> il numero e/o l’indirizzo email va posizionato nella riga della descrizione che inizia per una stringa impostata nell’automazione (può essere inserito solamente il numero di telefono e/o la mail del contatto, separati dalla virgola):

Hai deciso di inviare nella stessa automazione sia eMail che SMS? Puoi specificare numero di telefono e indirizzo email separati da “,” come nell’esempio riportato sotto.

• Invitati -> è possibile modificare la rubrica Google in modo che siano aggiunti, a tutti i contatti degli indirizzi email n.cel@smstools.it. Questi potranno essere utilizzati per compilare il campo inviati. Per inviare ad un’intera lista è necessario indifcare nel campo invitati il gruppo usando la sintassi nomelista@smstools.it

Per semplificare al massimo e sfruttare le funzionalità di autocompletamento l’opzione “Invitati” prevede un ulteriore selettore “Aggiorna contatti”.

Selezionando questa opzione il software genererà automaticamente per ogni contatto con numero di cellulare presente nella rubrica Gmail una nuova email fittizzia nel formato numerodicellulare@smstools.it etichettata con la label “smstools”. In questo modo digitando il nome e/o cognome di un contatto sarà disponibile anche l’email utile all’invio per invio SMS.

Sarà possibile in ogni momento ripulire la rubrica Gmail di queste email generate automaticamente con la funzione “Clean Google Contact” presente nella colonna destra della pagina di configurazione.

Quando inviare il messaggio?

La seconda parte riguarda invece la programmazione dell’invio rispetto al valore della data ed ora degli eventi del calendario di cui vanno inviate una o più notifiche. In particolare è possibile scegliere di inviare un messaggio nel momento in cui:

• inserisci l’appuntamento nel calendario (da tenere presente che potrebbero volerci alcuni minuti prima che il messaggio venga effettivamente inviato):

• i messaggi relativi ad una giornata devono essere inviati tutti assieme con un certo numero giorni di anticipo ad un’orario fissato. In questo modo notifichi ad esempio alle ore 8.00 (orario di invio scelto) tutti i clienti che hanno un appuntamento il giorno successivo (1 giorno di anticipo):

• i messaggi devono essere inviati esattamente un certo numero di ore prima dell’appuntamento stesso. In questo caso ricordi 2 ore prima (ore di anticipo scelte) l’appuntamento al cliente. Quindi se il cliente ha l’appuntamento alle 11:00 del mattino riceve il messaggio alle ore 9:00:

Nel caso ad esempio di un messaggio di promemoria di una polizza annuale potremmo scegliere di inviare il messaggio con una settimana di anticipo alle 10:00 del mattino.

Attenzione: i messaggi vengono inseriti nella coda di invio alla mezzanotte del giorno di invio, se l’automazione è programmata ad ora fissa oppure 30 minuti prima negli altri casi. Da questo momento in poi il messaggio è da considerarsi inviato (anche se verrà recapitato al destinatario all’ora fissata). Ogni modifica agli orari degli appuntamenti (non ancora scaduti) comporterà l’invio di altro messaggio con l’aggiornamento.

Che tipo di messaggio vuoi inviare?

Puoi scegliere se inviare un SMS o una email o entrambi:

SMS legati a Google Calendar

Se hai deciso di utilizzare come messaggio l’SMS imposta il testo da inviare: usa i campi personalizzati per scrivere un messaggio preciso, inserendo l’orario dell’appuntamento ed altre specifiche come luogo, oggetto (es. messa in piega), nome del cliente o altro.

Email legate a Google Calendar

Se hai deciso di inviare anche o solo l’email imposta il contenuto seguendo l’apposita guida. Anche in questo caso puoi personalizzare la mail inserendo nell’oggetto i campi personalizzati e creando un modello email unico da utilizzare.

Statistiche automazione

Dalla pagina principale delle automazioni è possibile vedere tutte le configurazioni fatte il numero di SMS e Email inviate ed il relativo stato ATTIVA / IN PAUSA .

Accedendo al dettaglio di una singola configurazione è possibile vedere in dettaglio lo stato di tutti i messaggi inviati.

Statistiche EMAIL

La sezione email consente di visionare come per gli SMS tutte le email inviate dall’automazione: