Configura il calendario

Segui questa guida per configurare il calendario. Per creare un nuovo calendario clicca sulla voce “Nuovo calendario”:

In questa sezione puoi configurare:

• Titolo del calendario, è il titolo con cui identificare il calendario all’interno del nostro sistema
• Servizio Erogato, inserisci il primo servizio che vuoi fornire con la prenotazione dell’appuntamento. Successivamente puoi modificarlo o crearne altri
• Durata del Servizio, inserisci la durata del servizio in minuti
• Intervallo tra le pronotazioni è l’intervallo di tempo che intercorre tra un cliente ed un altro. Per esempio dopo un servizio vuoi sanificare la postazione? Inserisci qui i minuti che occorrono per questa operazione
• Informazioni sul servizio erogato, inserisci una breve descrizione del servizio
• Seleziona il modulo da presentare al momento della presentazione, devi creare o selezionare un form contatti che verrà visualizzato dal cliente che deciderà di prenotarsi.

Nella creazione del form contatti è necessario indicare al passo 6 (Azioni) alla voce Risposta -> “Prenota un evento”:

Clicca su Salva per salvare la configurazione.

Impostazioni Calendario

Informazioni

In questa sezione puoi:

• modificare il titolo del calendario
• abilitare o disabilitare il calendario
• condividere il calendario via SMS, email, social etc. tramite l’url

Servizi

Nella sezione Servizi puoi modificare i servizi creati oppure aggiungerne di nuovi cliccando su “Aggiungi Servizi“:

Giornate Lavorative

Specifica gli orari in cui vuoi ricevere le prenotazioni. Puoi inserire i tuoi orari lavorativi personalizzando le fasce orarie per ogni giorno della settimana, oppure, se si tratta di un evento speciale che non si ripeterà nel tempo, selezionare l’opzione Evento singolo. In questo caso le date disponibili saranno impostabili dalla pagina di gestione del calendario.

Impostazioni prenotazioni

In questa sezione puoi modificare:

• Il form dei contatti per prenotarsi al calendario

• Conferma automatica della prenotazione se non è abilitata dovrai controllare e confermare manualmente gli appuntamenti

• Prenotazioni sovrapposte, puoi gestire le prenotazioni di più clienti nelle stesse fascie orarie. Le opzioni disponibili sono:

  • non consentire, non si consente la prenotazione per lo stesso orario per più clienti
  • consenti prenotazioni sovrapposte solo per servizi differenti, è possibile far prenotare più clienti nello stesso orario per servizi diversi, in questo caso puoi scegliere quanti posti disponibili è possibile prenotare contemporaneamente per ogni servizio.
  • consenti prenotazioni sovrapposte, fai prenotare più clienti anche per lo stesso servizio. In questo caso puoi scegliere quanti posti sono possibili prenotare contemporaneamente.

• Minuti prima della Prenotazione, ovvero il tempo minimo che deve passare tra il momento della prenotazione e la prima fascia prenotabile. Ad esempio se valorizzo questo campo con il numero 30 e sono le 10:30, il cliente potrà prenotarsi alla prima fascia disponibile dopo le 11:00.

• Accetta prenotazioni al massimo fino a, ovvero il limite massimo della finestra temporale in cui è possibile effettuare una prenotazione in minuti. Ad esempio se valorizzo questo campo con 240 (ovvero 4 ore) e sono le 10:00, il cliente vedrà le fasce disponibili fino alle 14:00.

• Ogni quanti minuti è possibile accettare una prenotazione, scegli i minuti che intercorrono tra una prenotazione e un’altra. Se per esempio scegli 30 minuti nel calendario puoi far prenotare i clienti ogni 30 minuti:

Personalizzazioni grafiche

In questa sezione è possibile personalizzare graficamente il calendario, per renderlo più coerente con i colori del vostro brand o per integrarlo meglio con la Landing Page creata.

Sincronizzazione con Google Calendar

In questa sezione è possibile configurare la sincronizzazione con Google Calendar. Per ogni prenotazione creata tramite il nostro servizio verrà creato un nuovo evento sul calendario impostato.

Messaggi e Promemoria

Configura Messaggi

In questa sezione puoi configurare:

• Messaggio di prenotazione confermata, invia un SMS e/o email nel momento in cui il cliente si prenota nel calendario

• Messaggio di prenotazione rifiutata, avvisa il cliente con un SMS e/o email nel caso in cui la prenotazione viene rifiutata

• Messaggio di prenotazione in lavorazione, se scegli di confermare manualmente la prenotazione avvisa il cliente che il suo appuntamento è in lavorazione

Clicca sul pulsante “Configura” presente in ogni voce per impostare l’SMS e/o la mail da inviare:

E’ possibile personalizzare il testo dell’SMS/Email cliccando nel pulsante “Prenotazioni”:

Puoi personalizzare il testo inserendo la data della prenotazione, l’ora della prenotazione e il servizio prenotato dal cliente.

Configura Promemoria

Puoi scegliere di inviare un promemoria per ricordare al cliente l’appuntamento. Per configurare l’SMS/Email clicca sul pulsante “Configura“:

Scegli quando inviare il messaggio e come vuoi inviare il promemoria se inviando un SMS e/o inviando una mail.

Messaggio Post Evento

Si sa che la fidelizzazione è importante. Perchè quindi non inviare un messaggio il giorno dopo l’evento coun un coupon di sconto personalizzato? Per farlo basta configurare il messaggio post evento.

Condividi il calendario

Condividere via web, SMS, Email e Social

Puoi condividere tramite il link di condivisione il calendario via SMS, Email, Web e Social. Il link è visibile nelle Impostazioni del Calendario nella sezione “Informazioni“:

Includi il calendario nelle landing page

Puoi includere il calendario all’interno delle landing page tramite l’apposito widget presente nell’editor landing:

Ora puoi condividere la landing page!

Codice da incorporare

Puoi includere il calendario direttamente nel tuo sito web tramite il codice da copiare ed incollare presente nella sezione “Codice da incorporare” nelle Impostazioni del Calendario:

Suggerimento: se utilizzi WordPress o altri gestionali per la creazione del sito web, puoi inserire il codice direttamente nel blocco per inserire gli script!

Gestisci le prenotazioni

Il primo passo per gestire le prenotazioni è quello di entrare nel dettaglio del calendario:

Calendario

Nella parte destra puoi visualizzare il calendario con tutti gli appuntamenti inseriti dai clienti. Gli appuntamenti di colore verde sono appuntamenti confermati mentre gli appuntamenti da confermare sono di colore grigio. Se nelle impostazioni del calendario hai abilitato la conferma automatica degli appuntamenti vedi tutti gli appuntamenti di colore verde. Viceversa se non hai abilitato la conferma automatica vedi tutti gli appuntamenti di colore grigio. Per confermare l’appuntamento in questo caso è necessario cliccare l’appuntamento e scegliere se rifiutare o confermare:

Suggerimento: imposta dei messaggi automatici da inviare ai clienti quando confermi l’appuntamento!

Puoi modificare la visualizzazione del calendario per mese, settimana o giorno così da tenere sotto controllo gli appuntamenti:

E’ inoltre possibile passare al mese successivo.

Riepilogo prenotazioni

Nella sezione “Riepilogo prenotazioni” puoi controllare tutti gli appuntamenti:

Gli appuntamenti con la spunta verde sono appuntamenti confermati mentre gli appuntamenti con l’icona della clessidra sono da confermare. Per confermali o rifiutarli puoi cliccare sopra l’appuntamento:

Nel sezione riepilogo prenotazioni puoi inoltre filtrare gli appuntamenti per:

• Stato, confermato e da confermare:

• Servizio, filtra in base ai servizi offerti:

• Data, filtra gli appuntamenti in base alla data:

Modificare gli appuntamenti

Se il cliente ti contatta perché vuole spostare l’appuntamento o cancellarlo puoi sempre modificare un appuntamento già confermato cliccando sopra l’appuntamento:

Cliccando su rifiuta annulli l’appuntamento. Successivamente puoi inserire direttamente nel calendario il nuovo appuntamento cliccando nel giorno del nuovo appuntamento:

Se clicchi su aggiungi prenotazione puoi inserire direttamente l’appuntamento del cliente:

Se è un nuovo cliente puoi aggiungerlo tra i tuoi contatti cliccando su “+Nuovo“.

Cliccando su “variazione orario lavorativo” invece puoi modificare l’orario di lavoro della tua attività per quel determinato giorno: